E-Mail-Kommunikation an Universitäten

Liest mich jemand?

Mathias Roth

Heutzutage hat das jeder Student schon mal erlebt: Auf eine an Universitätsmitarbeiter gerichtete Mail kommt einfach keine Antwort. Mathias Roth hat zu diesem Thema mehrere Professoren befragt und berichtet nun über mögliche Ursachen eines leer bleibenden Postfachs.

Übersicht

• E-Mail: Das Kommunikations-Genie
• Schreiben Sie mir einfach...
• … vielleicht bekomme ich ja eine Antwort
• Wieso E-Mail statt Telefonat oder persönlichem Gespräch?
• Missbrauch der Anonymität
• Professoren über ihr Mail-Verhalten
• Stil der E-Mail
• Servus, Hallo und Hi
• Bitte nachbohren!
• Fazit
• Tipps

E-Mail: Das Kommunikations-Genie

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Die E-Mail hat in der Kommunikations-Welt schon länger einen festen Platz. Unabhängig von der Uhrzeit und mittlerweile auch fast von jedem Ort aus lassen sich Fragen, Bitten, Hinweise, Terminvereinbarungen etc. - also Nachrichten aller Art- versenden. Der Sender kann sich jederzeit "gedanklich erleichtern", der Empfänger kann die eingehenden Mails komfortabel, schnell und teils automatisiert beantworten und abarbeiten. Immer mehr Unternehmen nehmen diese Vorzüge des Mediums zum Anlass, die E-Mail zur alleinigen Kommunikationsschnittstelle zu machen. Das Medium E-Mail hat also mittlerweile einen sehr hohen Stellenwert und große Akzeptanz erreicht.

Schreiben Sie mir einfach...

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Auch an der Medizinischen Universität Wien sind alle Mitarbeiter sehr leicht per E-Mail erreichbar, solange man den jeweiligen Vor- und Nachnamen kennt:

Vorname.Nachname@meduniwien.ac.at

Lehrende ermutigen die Studenten in vielen Praktika, Seminaren und auch Vorlesungen mit dem Hinweis, unter welcher E-Mail Adresse sie bei weiteren Fragen erreichbar sind: Schreiben Sie mir einfach! Schreibt man ihnen, bekommt man meist auch Antwort auf die E-Mail. Jedoch kommt es leider auch viel zu oft vor, dass das Postfach leer bleibt.

… vielleicht bekomme ich ja eine Antwort

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Was sind die Gründe, dass eine Mail unbeantwortet bleibt? Der wahrscheinlich triftigste Grund ist, dass zu viele E-Mails einfach unnötig sind. Viele banale Fragen werden oft ohne langes Zögern und Nachdenken nicht selten auch an mehrere Adressaten geschickt.
Ein paar Griffe in die Tastatur, ein kurzes Nachdenken "habe ja nix zu verlieren, vielleicht bekomme ich ja von einem eine Antwort…" - und schon ist eine Mail an mehrere Ahnungslose verschickt, bei denen sie Arbeit und Kosten produziert.

Geht man von einem fiktiven Gehalt eines Empfängers von 30 €/Stunde aus, kostet eine Mail, bei 10 Minuten Bearbeitungszeit 5€ und wenn sie mit dem gleichen Aufwand an 5 Personen verschickt wird 25 €. Die erwünschten Informationen wären aber auch ohne E-Mail leicht und eventuell sogar schneller zu erhalten, nur eben nicht um 11 Uhr nachts oder mit einer geringfügig aufwändigeren Internet-Recherche. Viele Mails würden den Empfängern erspart bleiben, wenn der Aufwand eine Mail zu schicken nur geringfügig höher wäre, bzw. eine Mail etwas kosten würde.

Wieso E-Mail statt Telefonat oder persönlichem Gespräch?

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Dem Telefonat oder dem persönlichem Gespräch wird die E-Mail aber nicht nur bei der Klärung banaler, sondern auch wichtigerer Fragen wegen der Zeitersparnis und dem geringen Aufwand vorgezogen. Per E-Mail müssen keine Sprechzeiten eingehalten und kein Termin vereinbart werden. Entscheidend ist aber auch, dass mögliche Hierarchien zwischen dem Absender (z.B. Student) und dem Empfänger (z.B. Professor) und daraus entstehende Barrieren (nahezu) entfallen.

Die Hemmschwelle einen Professor im Büro zu besuchen oder ihn anzurufen ist weitaus höher, als ihm eine Mail zu schreiben, unter anderem, weil in der Kommunikation per E-Mail eine gewisse Anonymität gewahrt wird. Wie eine Studie zeigte ist die Offenheit in einer Mail dadurch höher als im persönlichen Gespräch. Außerdem kann sich der Absender seine Mail und sein Anliegen wohl überlegen, er kann vom Empfänger nicht unterbrochen werden und hat für Rückfragen durch den Empfänger immer Bedenkzeit.

Missbrauch der Anonymität

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Die Anonymität der Kommunikation per E-Mail wird aber leider auch missbraucht. Professoren werden in Spam-Verteiler eingetragen oder erhalten Mails in denen "die Nächte mit ihnen gelobt werden", etc.

Professoren über ihr Mail-Verhalten

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Per E-Mail habe ich 10 Professoren zu ihrem Mail-Verhalten befragt. Ein Antwort-Schreiben ist besonders erwähnenswert: Die Mail war ausgedruckt und handschriftlich beantwortet, sie wurde eingescannt zurückgeschickt. Auf zwei Antworten warte ich leider immer noch und bei einer Mail erhielt ich eine Abwesenheitsnotiz, die mich freundlich darauf hinwies, dass der Empfänger erst wieder ab Oktober 2008 erreichbar sei. Ich habe meine Anfrage im Dezember verschickt.

Stil der E-Mail

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Da die E-Mail in ihrer Form zwischen Mündlichkeit und Schriftlichkeit angesiedelt ist, unterscheidet sich der Stil der E-Mails sehr oft in Bezug auf korrekte Rechtschreibung, Grammatik, Groß-Kleinschreibung und Anrede. Professoren und Universitätsmitarbeiter sind mit einer Vielzahl von Mails mit unterschiedlichen Schreibstilen konfrontiert, sie selbst bewegen sich in ihren Mails im Stil allerdings auch oft irgendwo zwischen Telegramm und Festtagsrede. Das verunsichert bzw. verleitet, es manchen gleich zu tun, die E-Mail als bessere SMS zu nutzen. Je nach Empfänger kann das jedoch dazu führen, dass die Mail nicht beantwortet wird.

Servus, Hallo und Hi

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Die Meinungen sind hier sehr unterschiedlich. Bei einer Einführungsveranstaltung ließ ein Professor der MUW die Studenten wissen, dass Mails, die sich mit einem "Hi" an ihn richten, direkt im virtuellen Papierkorb landen. Sein Nachredner hierzu: "Egal ob mit Servus, Hallo oder Hi, ich beantworte Ihnen jede Mail!"
Die meisten der angeschriebenen Professoren achten sehr auf Rechtschreibung, Grammatik, Groß-Kleinschreibung und Umgangsformen, einige jedoch legen hierauf weniger Wert. Ihnen sind diese Punkte "völlig egal - der Inhalt muss aber sachlich und konstruktiv vorgetragen werden" oder "nicht sehr wichtig, aber tonnenweise Rechtschreibfehler zeugen doch von geringer Sorgfalt". Einem der Herren "reicht es, wenn der Text verstehbar ist".

Bitte nachbohren!

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Fast alle gaben an sich zu bemühen Ihre Mails fast zu 100% zu beantworten, manchmal bleibt - aus verschiedensten Gründen - dennoch eine Mail liegen. Und auch den Professoren geht es scheinbar manchmal wie den Studenten: Auch ihre Mails werden "leider viel zu oft" nicht beantwortet. Tipp eines Professors: "Wenn es dringend ist muss man halt nachbohren!" Nur einer der angeschriebenen Professoren musste sich noch nie über eine unbeantwortete Mail ärgern: Rektor Schütz.

Fazit

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Wie gesagt, eine nicht beantwortete E-Mail ist keine Katastrophe, sorgt aber eventuell doch für Unmut. Dabei wäre es ein leichtes dem entgegen zu wirken: Auf jede Mail, die ein Professor nicht beantworten möchte, sei es weil er sich nicht richtig angesprochen fühlt, keine Zeit hat oder die E-Mail Adresse wohlmöglich gar nicht nutzt, kann mit einer Standard-Mail geantwortet werden, die auf das Sekretariat, Telefonnummer und die Sprechzeiten verweist. Die Studenten sollten im Gegenzug versuchen, ihre E-Mails auf die wirklich nötigen zu reduzieren. Außerdem ist ihnen zu empfehlen in allen Mails auf Rechtschreibung, Grammatik, Groß-Kleinschreibung und Umgangsform zu achten. So sollte es eigentlich keinen Grund mehr geben, nicht zu antworten!

Tipps

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Im Internet gibt es eine Vielzahl, teils widersprüchlicher, sogenannter E-Mail Knigge´s, die Regeln für den E-Mail Verkehr aufstellen. Weitaus interessanter als die dort auffindbaren - meist selbstverständlichen - Anstandsregeln sind eventuell die Tipps für eine bessere Selbstorganisation, mit dem wachsenden E-Mail Aufkommen besser umzugehen, um Arbeitsaufwand und Zeit zu sparen.

Quellen: